Wenn das Firmengeschehen in Zahlen gegossen wird, dann bieten diese Informationen dem Inhaber, dem Management und den MitarbeiterInnen die Sicherheit, „wo die Reise hingeht“. Die Sicht ist klar, die Verantwortungsträger sehen die nächsten Ziele und können sie ansteuern.
DDr Gerhalter analysiert die Situationen, Ursachen und Möglichkeiten mit den internationalen Controlling-Instrumentarien. Er sucht die Kernaussagen und bereitet das Wissen so auf, dass die Verantwortungsträger sofort die Lage beurteilen und Handlungsmöglichkeiten erkennen können.
Controlling mit Fokus: Jungunternehmer:
Kreative junge Köpfe möchten ihre Idee eigenverantwortlich als Unternehmer verwirklichen. Dazu brauchen sie Unterstützung durch ihre Partner Kunden, Lieferanten, Geldgeber etc. Damit diese wissen, worauf sie sich „einlassen“, erwarten diese einen mit Fakten gut fundierten und aussagefähigen Business-Plan. DDr Gerhalter verifiziert die vorhandenen Fakten u erstellt darauf aufbauend den Business-Plan, welcher die erwarteten Informationen in klar verständlichen Zahlen darstellt. Bankengespräche sind damit bereits zur Hälfte gewonnen.
Wesentliche Inhalte des Business-Plans:
- Produkte und Leistungen des Unternehmens: Qualitäts- und Preislevel, Alleinstellungsmerkmale, Konkurrenzumfeld, daraus resultierendes Marktpotential
- Waren/Material-Einsatz: mögliche Lieferanten mit Preislevel (Bonusstufen etc) grobe Stücklisten bei Produktionsbetrieben
- Personal: produktiv tätige MitarbeiterInnen u notwendiges Management, deren Leistungspotential ist abhängig von den Lernkurven
- Einsatz von Geschäftsausstattungen, Fahrzeugen, Maschinen, Immobilien sowie deren technische bzw. bilanzielle Nutzungsdauer als Basis der jährlichen Abschreibung
- „Regiekosten“, Gemeinkosten zum Betrieb des Unternehmens
- Finanzierung: mögliche Geldgeber, Finanzbedarf, Besicherungen, Zinsen, Gebühren
Beim Aufbau des Rechnungswesens werden die Weichen so gestellt, dass bereits mit den einzelnen Buchungen große Teile der Kostenstellenrechnung abgedeckt werden. Das wiederum erlaubt rasche Grundlagen für die Kalkulation – Maschinenstundensätze – und Nachkalkulation von Aufträgen. Bewährte Zeiterfassungssysteme ermöglichen die Zuordnung der Personalaufwendungen zu den Kundenaufträgen. In regelmäßigen Arbeitsbesprechungen erfolgt die gemeinsame Analyse der Abweichungen und in Folge die Definition von Lösungsansätzen.
Wenn gewünscht, werden Jungunternehmer bei der Auswahl der Computer-Software unterstützt, insbesondere beim ERP-System (Kalkulation, Warenwirtschaft etc. bis zur Fakturierung)
Controlling mit Fokus: etablierte Unternehmen:
Die vorhandenen EDV-Systeme – insbesondere ERP – werden daraufhin analysiert, welche Informationen schon jetzt für Controlling-Auswertungen genützt werden u welche Daten die vorhandenen Systeme ohne große Investitionen zusätzlich liefern können. Das Rechnungswesen-Instrumentarium, beginnend bei Business-Plänen bis zu kritischen Nachkalkulationen, wird durchleuchtet und ausgebaut.
Die Strukturierung des Leistungsangebots des Unternehmens ermöglicht die Definition der strategischen Geschäftsfelder (Unternehmens-Sparten). Kriterien dafür sind Kundengruppen, einzelne Märkte spezifisches Produkt-Know-how insbesondere Produktions-Technologien. Mit Auswertungen des auch sehr umfangreichen Datenmaterials wird die Ertragskraft dieser Geschäftsfelder errechnet, welche die Basis für umfassende strategische Entscheidungen bildet. Das Instrument dafür ist die stufenweise Deckungsbeitragsrechnung. Jedes strategisches Geschäftsfeld muss zumindestvdie von ihm direkt verursachten Kosten selbst verdienen. Darüber hinaus wird der Beitrag zur Deckung der Unternehmens-„Regiekosten“ verglichen.
Mit diesen Ertrags- und Kosteninformationen kann das Management entscheiden, welche Geschäftsfelder ausgebaut, welche restrukturiert und welche eingestellt werden. Für einzustellende Geschäftsfelder ist anzustreben, dieses erarbeitete Know-how, das Warenlager, die dafür vorhandenen Anlagen und die Kundenadressen zu verkaufen.